Jak wygląda moja organizacja pracy zdalnej + strony bullet journal lipiec 2020

Posted in Uncategorized
on Lipiec 7, 2020
Organizacja czasu pracy + strony bullet journal lipiec 2020 Messy Head

Jesteś freelancerem i nie wiesz, jak bardziej mobilizować się do codziennych obowiązków? Zastanawiasz się, czy planowanie jest czymś odpowiednim dla Ciebie? Dziś opowiem Ci o tym, jak zorganizować pracę freelancera przy pomocy narzędzi cyfrowych i systemu analogowego planowania bullet journal, a dokładniej jak to wygląda u mnie.

Zanim opowiem Ci o tym, jak wygląda moja organizacja pracy zdalnej i pokażę swoje strony bullet journal na lipiec 2020, poniżej znajdziesz kilka ważnych informacji o mojej codzienności i projektach. 

JAK WYGLĄDA MOJA CODZIENNOŚĆ?

Pracuję jako copywriterka we własnej firmie reklamowej. Tworzę teksty na strony internetowe, nazwy, hasła, teksty contentmarketingowe na blogi klientów, treści reklamowe, sprzedażowe, treści do sklepów internetowych. Pracuję od poniedziałku do piątku po 6 godzin dziennie, czasem napiszę coś jeszcze wieczorem.

Jeśli mam danego dnia jeszcze energię też piszę, ale wyłącznie dla przyjemności, bo nie znam umiaru w pisaniu. Oprócz tego bloga, piszę jeszcze na trzech blogach: firmowym, o freelance copywritingu i scrapbookingowym w tak zwanym „wolnym czasie”, bo lubię! Nie zawsze jednak jest to takie łatwe, jakby się wydawało. Trudno jest pisać zawodowo i jeszcze znaleźć energię na pisanie hobbystyczne, ale robię, co mogę, by to jakoś pogodzić i nie zwariować. 

Jestem żoną i mamą 2,5 rocznej córki. Ogarniam pracę, dziecko, dom, gotuję. Moja córka w ciągu dnia ma jedną drzemkę, która trwa 2 lub 3 godziny. Sprzątam raz w tygodniu, gotuję na kilka dni, bo dzięki temu zyskuję znacznie więcej czasu na pisanie.

PROJEKTY KREATYWNE – JAK TO WYGLĄDA U MNIE?

Weekendy zawsze mam wolne od pracy. To dla mnie czas odpoczynku, czas na wycieczki, spotkania z przyjaciółmi, spędzanie czasu z rodziną. To również czas na pisanie swoich tekstów i scrapbooking, czyli tworzenie projektów z papieru dla marek.

Aktualnie współpracuję z trzema producentami do scrapbookingu. Taka jedna współpraca obejmuje tworzenie dowolnych prac z papieru, reklamowanie ich w mediach społecznościowych i na blogu. Tutaj również obowiązują mnie konkretne terminy, które wymagają dobrej organizacji czasu, co ułatwia mi planowanie zadań. 

Jeden z tych projektów to również odpowiedzialność za działania całego zespołu projektowego i dbanie o to, aby prace pojawiały się w terminach + marketing w mediach społecznościowych marki, który również planuję w Asanie.

Oprócz tego zarządzam grupą na Facebooku o nazwie Uwolnij Słowa, którą prowadzę od maja 2016 roku. Mam też jeszcze jeden projekt poboczny – piszę e-booka o copywritingu z Maćkiem. 

JAKICH NARZĘDZI UŻYWAM DO PLANOWANIA I ORGANIZACJI PRACY FREELANCERSKIEJ?

Do planowania korzystam z następujących, darmowych narzędzi, które znajdziesz poniżej. Pamiętaj tylko, że nie zamieściłam tu wszystkich narzędzi, z których korzystam, a jedynie wybrane. 

  • ASANA – planuję zadania w mojej firmie i rozpisuję projekty wedle klientów. W realizacji tekstów dla klientów bardzo pomaga mi tablica z systemem kanban podzielona na statusy realizacji. Rozpisuję projekty kreatywne i zarządzam tu terminami zespołu projektowego na dwóch współdzielonych tablicach razem z dziewczynami z teamu. Asanę traktuję więc bardziej projektowo i strategicznie, umieszczam tu najważniejsze sprawy. Wszystkie teksty, które tworzę zawodowo, planuję w Asanie. W Asanie zadania na każdy dzień tygodnia układam wedle priorytetów: od najważniejszych i najtrudniejszych spraw po najmniejsze zadania, które nie zajmują dużo czasu. 

  • NOTION – tutaj mam wszystko i łączę w Notion organizację spraw domowych i wszelkich projektów kreatywnych, które wymagają rozpisania na małe cele. W Notion są: książki do przeczytania, domowe sprawy, menu, inspiracje wnętrzarskie, planuję tutaj codzienne zadania do wykonania. Każdy projekt kreatywny z powyższych ma odpowiednią tablicę w Notion. 

 

  • CALMLY WRITER Edytor do pisania tekstów z poziomu przeglądarki. To w nim powstaje ostatnio najwięcej tekstów dla klientów, tekstów na blogi i tak zwane „drafty”, czyli szkice tekstów. 

 

  • PAGES – edytor tekstu, który służy mi głównie do pisania. 

 

  • POMODORO – to licznik, który pozwala mi przez 25 minut skupić się na jednym zadaniu i dzięki któremu pamiętam o przerwach. 

 

  • EVERNOTE – tutaj zapisuję ważne informacje, które sobie przesyłam pomiędzy komputerami np. treści do postów, które publikuję, listy zakupów, jakieś luźne notatki, pomysły na szybko.

 

  • POCKETaplikacja do przeglądarki, która pozwala mi jednym kliknięciem zapisywać przydatne linki, teksty do poczytania na później. To apka, dzięki której też jestem na bieżąco ze wszystkimi artykułami i ciekawostkami. 

 

  • ZOOMZooma używam do rozmów z klientami, nagrywania rozmów, ale tylko wtedy, gdy jest to naprawdę niezbędne. 

 

  • BULLET JOURNAL – planuję w notesie zadania codzienne i zawodowe, które rozpisuję wedle priorytetów i zawsze robię to dzień wcześniej. Wbrew pozorom do bullet journal nie trzeba żadnego talentu artystycznego czy zdolości manualnych. Rozpisuję je w notesie Pastel Galaxy od Devangari Art – to system analogowego planowania. Moje strony tzw. „kolekcje” są bardzo okrojone, stawiam na „kolorowy minimalizm” :). 

 

  • MIESIĘCZNY PLANER ŚCIENNY – zaznaczam w nim ważne dla mnie daty na niewielkich naklejkach przyklejam tytuły tekstów do napisania i wiem, co w danym dniu mogę napisać. Jeśli np. zmieni mi się koncepcja, to zawsze taką naklejkę mogę oderwać i przykleić w inne miejsce, na inny dzień. W planowaniu pozwalam sobie na spontaniczność. To też nie jest tak, że mam wszystko zaplanowane co do godziny. 

PLANOWANIE STRATEGICZNE: O CO CHODZI W TYM CAŁYM PLANOWANIU I DLACZEGO TO TAKIE WAŻNE? 

PLANOWANIE STRATEGICZNE to dla mnie konkretny plan działania w oparciu o cele. 

To nic innego jak rozpiska z konkretnymi celami, które chcę osiągnąć.

Natomiast małe kroki to zadania, dzięki którym wiem, jak osiągnąć te cele. 

Powyższe zdjęcie to właśnie taka rozpiska, taki bank pomysłów na teksty, które przyporządkowałam do konkretnych kategorii. To taka moja baza inspiracji, z których mogę skorzystać do realizacji content planu na danym blogu :). 

DLACZEGO PLANUJĘ CYFROWO I ANALOGOWO? 

  • Wiem, ile czasu poświęcam na konkretne zadania i projekty. Świadomość tego czasu jest dla mnie kluczowa, bo pozwala mi zachować równowagę pomiędzy pracą, życiem, hobby i projektami. Planowanie pozwala mi zyskać więcej czasu i faktycznie – mam go dużo więcej dzięki dobrej organizacji i przemyślanym działaniom. 

 

  • Taki sposób organizacji wpływa na moją efektywność, dzięki czemu łatwiej mi podjąć konkretne decyzje biznesowe np. jaką współpracę podjąć, a jakąś sobie odpuścić.

 

  • Dzięki temu, że planuję teksty – jestem w stanie oszacować ile czasu zajmie mi realizacja danego zlecenia, a więc i przeliczyć ją na czas. Wiadomo jest, że zamówienia w mojej firmie są dla mnie najważniejsze niż content na moich blogach. 

 

  • Mam większą motywację po skreślonym zadaniu w Asanie lub bujo i na bieżąco analizuję, co w danym dniu zrobiłam.

 

  • Widzę też wyraźnie słabe strony np. jakie zadania najczęściej odkładam na później, co mi nie idzie i mogę dzięki temu wyciągnąć wnioski z mojej organizacji, a także podejść do tego w zupełnie inny sposób.  

 

  • Wszystko jest bardziej uporządkowane, łatwiej odnajduję notatki, swoje projekty i szczegóły trzymam w jednym miejscu, do którego zawsze mogę wrócić. 

 

  • Mogę planować długoterminowo np. urlop lub ważne wydatki firmowe. 

 

  • Planowanie sprawia, że jestem po prostu lepiej zorganizowana, ale tak jak napisałam – z pewną elastycznością, gdybym musiała np. zmienić datę publikacji czy gdybym na coś potrzebowała znacznei wiecej czasu niż sobie pierwotnie założyłam.

 

  • Mogę zrealizować więcej projektów w konkretnym czasie. Wcale nie chodzi o to, aby bez przerwy cisnąć, ale o to, że angażuję się w projekty, które mnie rozwijają i sprawiają, że mogę nauczyc się czegoś nowego.

 

  • Strategiczne planowanie pokazało mi, ile czasu poświęcam na konkretne zadania, dzięki czemu wiem, jak mogę lepiej się zorganizować, w które projekty się zaangażować, a które sobie odpuścić. 

 

organizacja pracy zdalnej + strony bullet journal lipiec 2020

Na zdjęciu powyżej rozpiska na lipiec (zdjęcia do wpisu robione jeszcze przed lipcem, dlatego rozkładówka jest nieuzupełniona).

SEGREGACJA ZADAŃ WEDLE PRIORYTETÓW I CZASU

Poniżej możesz zobaczyć, jak wygląda mój układ zadań w Asanie.

W pierwszej sekcji „do zrobienia” wypisuję zadania do zrobienia w pracy na każdy tydzień, które następnie przeciągam do konkretnych dni tygodnia.

Zadania w pracy, czyli m.in. tworzenie tekstów dla klientów mojej firmy, wszelkie działania marketingowe, projekty kreatywne zawsze rozpisuję na małe kroki w Asanie.

Zamówienia firmowe rozpisuję według japońskiej metody Kanban. To taka forma tablic, które pozwalają mi rozbić zamówienia na te, które są w realizacji; na te, które są już zrobione i te, które czekają w kolejce. Taka metoda pozwala mi na kontrolowanie postępu prac i daje jasny obraz tego, ile zamówień mogę przyjąć do realizacji i jak je rozłożyć w tygodniu do realizacji. Daje mi też szerszą perspektywę, w jaki sposób moja praca wygląda w skali miesiąca. 

Nie zawsze jest mi łatwo i nie zawsze wszystko idzie tak, jak sobie to zaplanuję. W planowaniu zostawiam sobie miejsce na spontaniczność i „przesuwanie” planów, bo czasem zmieni mi się wizja, chcę coś dodać więcej, potrzebuję na coś więcej czasu, niż sobie początkowo założyłam. 

PLANOWANIE ZADAŃ W ASANIE – JAK TO U MNIE WYGLĄDA? 

Planuję w Asanie głównie zawodowe rzeczy, na które mało mam miejsca w bullet journalu. W notesie rozpisuję sobie jakie teksty napisać, ale bardziej szczegółowo rozpisuję to w Asanie, dlatego bullet journal jest narzędziem wspierającym moje planowanie cyfrowe. 

Najprostsze zadania są na samej górze. Jeśli jakieś zadanie z listy zajmie mi mniej niż 10 minut czasu – wykonuję je od razu.

Następnie każdy dzień staram się zaczynać od wykonania najtrudniejszego zadania, bo rano pracuje mi się zawsze najlepiej, dlatego zawsze zaczynam od najtrudniejszych spraw. Pracuję w takim trybie, aby dopasować się do pracy mojego męża i gdy on wraca – mamy czas dla siebie i córki. 

organizacja pracy zdalnej + strony bullet journal lipiec 2020

 

Wypisuję tu zadania dla klientów, teksty do napisania, grafiki do przygotowania i wszystko to, co się wiążę z moją pracą. Wypisuję to zawsze w weekend na cały tydzień do przodu + codziennie wieczorem uzupełniam, jeśli coś jeszcze muszę dodać lub zmienić. 

Wypisuję tutaj też rzeczy do zrobienia związane z projektami kreatywnymi. Taka tygodniowa rozpiska służy mi również do pamiętania o zadaniach takich jak: wysyłka faktur do księgowej, terminy opłat firmowych, publikacja postów w social mediach. Można powiedzieć, że Asana to takie moje cyfrowe centrum dowodzenia. 

Łączę planowanie cyfrowe i analogowe ze strategią działań w moich projektach tak, aby realizować konkretne cele. Każde moje działanie w sieci z czegoś wynika i jest zgodne z zaplanowaną strategią. 

O systemie analogowego planowania, czyli bullet journal i efektywności pisałam już w tym wpisie. 

Sprawdź, jak planuję miesiąc w bullet journal

O co chodzi w bullet journal?

Sprawdź poniższe video, aby dowiedzieć się, na czym polega dokładnie planowanie zadań w notesie metodą bullet journal: 

 

Bullet Journal

Updated video here: https://www.youtube.com/watch?v=fm15cmYU0IM http://bulletjournal.com Facebook: https://www.facebook.com/bulletjournal Twitter: https://ww…

 

PLANOWANIE I ORGANIZACJA PRACY ZDALNEJ – Z CZEGO KORZYSTAM?

Od jakiegoś czasu łączę metodę planowania analogowego w formie bullet journal i planowania cyfrowego. 

Przetestowałam wiele notesów (mam do nich słabość) i bardzo zwracam uwagę na jakość wykonania i detale.

Idealny notes do bullet journal według mnie musi:

  • rozkładać się na płasko,
  • mieć kropki,
  • nie przebijać cienkopisów i kolorowych zakreślaczy
  • być naprawdę dobrze zaprojektowany.

Te wszystkie wymagania spełniają notesy od Devangari Art, z których korzystam do planowania zadań codziennych, firmowych i do nauki. Piszę w nich cienkopisami Sigmy, Micronami. Do pisania w bullet journal używam brushpenów z miękką i twardą końcówką Tombow Fudenosuke.

Szczególnie polecam je osobom, które dopiero zaczynają naukę kaligrafii i szukają pisaków świetnej jakości w naprawdę dobrej cenie. 

Z notesu Wave w kropki korzystam do organizacji spraw firmowych, szczegółów projektów z pracy.

To miejsce na luźne notatki i „myślenie na papierze”.

Kołozeszyt Aurora w kropki na spirali służy mi do robienia notatek z przeczytanych książek, zapisków ciekawych wydarzeń. 

W Devangari Art były też bloczki, które uwielbiam (na zdjęciu poniżej z notatkami wydajna praca freelancera). Są idealne do różnego rodzaju notatek. Ja swój notes wykorzystuję właśnie do nauki nowych rzeczy, do utrwalania wiedzy z kursów, webinarów.

STRONY BULLET JOURNAL NA LIPIEC 2020 

organizacja pracy zdalnej + strony bullet journal lipiec 2020

System mojego planowania w bullet journal jest prosty, ale pełno w nim kolorów. Kolory to dla mnie nie tylko przyjemność, ale też pewna symbolika. Nie będę tu pisać o tzw. indexie i legendach, bo podstawą jest poznanie systemu bullet journal, żeby to zrozumieć.

Uprościłam w swoim bullet journalu  „kolekcje”, czyli strony tematyczne.

Wniosek? Mam ich naprawdę dokładnie tyle, ile potrzebuję.

Strony bullet journal na lipiec 2020 prezentują się następująco: 

  • cele na dany miesiąc z podziałem na: firmowe, rozwojowe i dodatkowe
  • tabelka miesiąca, w której wypisuję wszystkie najważniejsze rzeczy do zrobienia w danym miesiącu
  • blogowy content plan, czyli rozpiskę na pomysły treści na moje 4 blogi. 
  • tygodniówki – czyli planowanie zadań właśnie w perspektywie tygodnia, który w moim bullet journalu jest umieszczony na dwóch sąsiadujących stronach.  
  • wdzięczność – tutaj wpisuję w jednym zdaniu podsumowanie danego dnia. 

organizacja pracy zdalnej + strony bullet journal lipiec 2020

organizacja pracy zdalnej + strony bullet journal lipiec 2020

BLOGOWY CONTENT PLAN 

W bullet journalu mam też blogowy content plan, czyli rozpiskę tematów na teksty na poszczególnych moich blogach. Następnie każdy pomysł na tekst przenoszę na planer ścienny przy drugim komputerze. Taki ogląd na planerze ściennym daje mi możliwość łatwego zarządzania contentem na kilku moich blogach niezależnie od tego przy którym komputerze pracuję. 

Ważne: w miesięcznym planerze ściennym zaznaczam tylko teksty do napisania na moje potrzeby na blogi. Dzięki temu, że planer nie ma dat, mogę z niego korzystać przez cały rok i przez wiele lat.

Do planowania treści na blogach i w innych projektach podchodzę strategicznie.

Strategia to dla mnie taki system, który krok po kroku przybliża mnie do konkretnego celu.

Każdy cel składa się z mniejszych zadań do zrealizowania. 

Jestem pewna, że gdyby nie planowanie – nie byłabym w stanie łączyć wszystkich moich projektów z pracą zawodową, prowadzić kilku blogów i angażować się w wiele projektów kreatywnych. 

organizacja pracy zdalnej + strony bullet journal lipiec 2020

Jak Ci się podoba mój system organizacji pracy freelancerskiej? Działasz w podobny sposób, planujesz czy dopiero myślisz o tym, aby nieco lepiej się zorganizować? 

Jestem bardzo ciekawa Twojego podejścia!


*Wpis powstał we współpracy z marką Devangari Art.

 

 

 

 

Historia autentyczna #15 - Arek Siczek o programowaniu

To Ci się może spodobać! :)

Przejdź do paska narzędzi